Op het einde van elke maand wordt de behandeling van de aanvragen afgesloten en worden de tussenkomsten voor de goedgekeurde dossiers gestort.
Opgelet!  Aanvragen die later dag de 27ste van de maand worden opgestuurd, worden ter goedkeuring uitgesteld naar het einde van de volgende maand.

Tijdens de schoolvakanties worden geen dossiers behandeld.             
Opgelet!  Aanvragen die op de deadline verstuurd worden vlak voor een schoolvakantieperiode zullen na de vakantieperiode behandeld worden.

We werken per semester en per schooljaar.
Tussenkomsten worden slechts toegekend voor onkosten/activiteiten die tijdens het lopende schooljaar plaatsvinden.
Aanvragen worden bovendien ingediend per semester en voor het einde van het semester waarin de activiteiten/onkosten plaatsvinden.

Opgelet!  Aanvragen over activiteiten/onkosten uit een vorig schooljaar worden niet meer aanvaard. 
Aanvragen die na het betrokken semester verstuurd worden, worden niet meer behandeld – tenzij heel uitzonderlijk en grondig gemotiveerd.