Diesterweg's Hulpkas vzw

STAPPENPLAN AANVRAAGPROCEDURE

1. Aandachtspunten vóór je begint aan de aanvraag:

Raadpleeg vooraf de rubrieken: Basisprincipes van onze werking en de rubrieken die van toepassing zijn bij deze aanvraag: sociale steun, therapieën , buitenschoolse activiteiten en vakanties 
En vooral: lees dit stappenplan tot op het einde!

* Zorg dat je voldoende informatiehebt om het aanvraagformulier correct en volledig in te vullen.

* Verzeker je ervan de leerling/cursist op het ogenblik van de aanvraag ingeschreven is in een school van het Stedelijk Onderwijs Antwerpen en deelneemt aan de activiteiten.

* Diesterweg’s Hulpkas verleent 50% tussenkomst; slechts zeer uitzonderlijk en na zeer grondige motivatie wordt hiervan afgeweken. Dit moet je expliciet motiveren en aanvragen.

* Een aanvraag gebeurt enkel door de directie van de school, door de zorgcoördinator, leerlingbegeleider of door een medewerker CLBStedelijk Onderwijs Antwerpen. In geen enkel geval wordt de aanvraag gedaan door de ouders, de leerling/cursist of door derden.

2. Invullen van het aanvraagformulier

* Gebruik het aanvraagformulier dat NUte vinden in op de website. Verouderde formulieren worden teruggestuurd!

* Vul voor elke aanvraag per leerling aan aanvraagformulier in. Eén aanvraagformulier voor verschillende leerlingen tegelijk, zelfs uit eenzelfde gezin, wordt teruggestuurd.

* Vul altijd eerst de familienaam in, daarachter de voornaam van de leerling. Wij kunnen namelijk uit de namen niet altijd afleiden wat voor- of achternaam is en bij twijfel anders wordt de aanvraag teruggestuurd.

* Vul alle rubriekenvolledigen correct in. Indien de gevraagde gegevens ontbreken kunnen we geen verantwoorde beslissing nemen over goedkeuring.

* Beschrijf concreetwaarom een gezin in precaire sociale of financiële omstandigheden verkeert. Enkel “financiële problemen” schrijven is te algemeen en is een onvoldoende motivatie voor ons om tussenkomst te geven.

* De aanvraag wordt gedateerd en ondertekend door de directie van de school. Niet gedateerde of ondertekende aanvragen worden niet behandeld. Vergeet niet de gegevens van de school (naam, adres, bankrekeningnummer) in te vullen.

* Aanvragen worden, samen met factuur, gestuurd naar This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. en enkel naar dit adres.

3. Facturen

* Wij geven goedkeuring voor tussenkomst en voor de storting van het bedrag enkel ontvangst van een factuur die helder de kosten weergeeft. Een aanvraag zonder factuur wordt on hold gezet; aanvragen waarvoor we geen factuur ontvangen worden uiteindelijk geweigerd.

* Wij vragen uitdrukkelijk om het aanvraagformulier en de bijhorende factuur samen in één pdf op te sturen, één pdf per leerling. Andere vormen geven problemen bij het registreren en worden naar de aanvrager teruggestuurd.

* Je kan facturen enkel later opsturen in het geval van "principiële goedkeuring". Zie voor verdere info de rubriek Principiële goedkeuring. Voor facturatie van therapieën, zie rubriek: Aanvraag tussenkomst therapie

* Facturen moeten helder weergeven welk restbedrag in aanmerking komt voor tussenkomst. Het bedrag op de factuur moet overeenkomen met het gevraagde bedrag op het aanvraagformulier.

4. Termijnen voor aanvragen 

* Doe geen nieuwe last-minute aanvragen op het einde van het schooljaar:wij accepteren ze niet. 
Als pas op dat moment bij de boekhouding blijkt dat facturen niet betaald werden gaan we er van uit dat deze als “oninvorderbaar” worden geclassificeerd.

Wij nemen aan dat financiële moeilijkheden bij leerlingen in de loop van het schooljaar worden opgemerkt of aangemeld en dat de school dan reeds stappen onderneemt. Zo komt een tussenkomst rechtstreeks ter ondersteuning van het gezin.

* Wij verlenen tussenkomst voor kosten/activiteiten van het lopende schooljaar. Aanvragen voor kosten van het vorige schooljaar worden niet aanvaard. 

* Aanvragen gebeuren per semester, dit is in het semester waarin de kosten/activiteiten plaats hebben. Op het einde van elke semester worden de aanvragen voor dat semester afgesloten. Aanvragen dienen dan ook voor het einde van het semester opgestuurd te worden.

* Je kan voor schoolverlaters geen aanvragen meer doen nadat zij de school verlaten hebben.

5.  Wat na de aanvraag 

* Elke aanvraag wordt door het dagelijks bestuur van Diesterweg’s Hulpkas afzonderlijk geregistreerd en behandeld.

* Als een aanvraagformulier niet correct werd ingevuld, er gegevens ontbreken, er onduidelijkheden zijn of de afspraken niet werden gerespecteerd, dan stuurt de medewerker van het dagelijks bestuur die het dossier behandelt een mail naar de aanvrager, met info over eventueel verder te nemen stappen.

* Nadat de beslissingen werden vastgelegd, wordt de school van de beslissing op de hoogte gebracht en wordt het goedgekeurde bedrag gestort aan de school. Indien het dossier niet wordt goedgekeurd, dan wordt de school geïnformeerd over de reden hiervoor.